كتاب إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

الفصل الخامس الإدارة الفعالة للوقت - المبحث الأول الأدوات والوسائل المستخدمة لتنظيم وقت العمل وإدارته - ص: 147

المبحث الأول

الأدوات والوسائل المستخدمة لتنظيم وقت العمل وإدارته

تمثل تقنيات العصر أهم الوسائل التي يمكن للمدير استخدامها بفعالية في سبيل تنظيم وقت عمله وإدارته. ونظراً لحدوث تطور سريع في الأجهزة الإلكترونية والخدمات المكتبية الحديثة، فإنه يمكن استخدام هذه الوسائل الإلكترونية بصفتها أدوات مساعدة تزيد من سرعة نقل المعلومات والبيانات، ومن ثم توفير وقت العمل اليومي المخصص لإنجاز مهمات العمل. وكل هذه الوسائل والأدوات قد صممت على وجه خاص لمساعدة المدير المعاصر في: تنظيم المعلومات، تشغيل البيانات، ترتيب الملفات، إعداد المستندات المطلوبة للعمل، تحديث المعلومات القديمة، والإسراع بالاتصالات بطرق حديثة تحقق توفيرًا للوقت والجهد.

وبشكلٍ عام فإنه يمكن تقسيم الأدوات والوسائل التي يمكن استخدامها لتنظيم وقت العمل وإدارته إلى مجموعتين على النحو الآتي:

أولاً: مجموعة الأدوات والوسائل الإلكترونية:

تشمل هذه المجموعة وسائل وأدوات مثل: الحاسبات الآلية (Computers) ، آلات تصوير المستندات (Photocopiers) ، أجهزة الناسوخ (Fax machines) ، الماسح الضوئي (Scanner) ، الهاتف ذا المسجل الصوتي (Answer machines phones) ، الهاتف الجوال (Mobile phones) ، شبكة المعلومات (Internet) ، والبريد الإلكتروني (E-mail) ، المفكرة الإلكترونية