كتاب إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

الفصل الخامس الإدارة الفعالة للوقت - المبحث الأول الأدوات والوسائل المستخدمة لتنظيم وقت العمل وإدارته - ص: 153

٥- ... تفويض الأعمال اليسيرة إليه.

٦- ... مساعدة المدير على تنظيم مهماته، وتذكيره بالمواعيد.

٧- ... صيانة الملفات ومتابعتها وتجديدها.

٨- ... سرعة تفهم الأمور من أول وهلة، وأخذ زمام المبادرة بكل ما يهم المكتب.

ب - إعداد قائمة يومية أو أسبوعية بالأعمال:

تعبر قوائم المهمات اليومية (Daily action list) والأسبوعية (Weekly action list) عن مجموعة من الالتزامات التي من المقرر أن يقوم بها المدير بنفسه، ويتم في هذه القائمة تدوين مشروعات وأنشطة معينة يحتاج المدير إلى إنجازها خلال يوم أو أسبوع، فتُسجَّل في شكل أولويات وتوقيتات لها، وبطريقة تمكّن من إزالة أو وضع علامة أمام المهمات التي أنجزت فعلاً، ويفترض في كلٍّ من هذه القوائم أن يقوم المدير باستيفاء ثلاثة شروط فيها:

١- ... تسجيل الأعمال اليومية المطلوب إنجازها.

٢- ... وضع تقديرات واقعية لزمن كل عمل.

٣- ... أن يُؤخذ في الحسبان الاجتماعات والمواعيد المقررة من قبلُ في مفكرة المواعيد (Calendar) .

ج- المفكرة اليدوية والذاكرة الشخصية للمدير:

يتم في ظل المفكرة اليدوية تسجيل الملاحظات والمهمات والأنشطة والمواعيد التي سيقوم بها المدير في أثناء العمل الرسمي اليومي أو المستقبلي (الأسبوعي أو الشهري) ؛ وتمتاز هذه المفكرة بصغر الحجم إذ يمكن الاحتفاظ بها في الأوقات والأمكنة كلها، وتحوي هذه المفكرة دليلاً