كتاب إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

الفصل الخامس الإدارة الفعالة للوقت - المبحث الأول الأدوات والوسائل المستخدمة لتنظيم وقت العمل وإدارته - ص: 152

وبالكومبيوتر الشخصي بواسطة خط الهاتف، وفي حالة وجود شبكة متواصلة من الحاسبات الآلية، فإنه يمكن للمدير الدخول على جدول مفكرات زملائه بالعمل، من أجل معرفة الأوقات الملائمة لعقد الاجتماعات.

ثانياً: مجموعة الأدوات والوسائل غير الإلكترونية (الشخصية أو الذاتية) :

تشمل هذه المجموعة عدة أساليب مثل: الاعتماد على السكرتير، المفكرة اليدوية لتنظيم المواعيد، إعداد قائمة يومية بالأعمال المطلوب إنجازها ومواعيدها، إعداد قائمة أسبوعية بأنواع الأنشطة المطلوب إنجازها وتحديد مواعيدها، الاعتماد على الذاكرة الشخصية للمدير نفسه، ويمكن بيان مهمات مثل هذه الوسائل على النحو الآتي:

أ- الاعتماد على السكرتير:

لما كانت وظيفة المدير هي إنجاز الأهداف من خلال الآخرين، فإن رسالة السكرتير أو مدير المكتب هي مساعدة المدير على إدارة وقته بفعالية سعياً نحو إنجاز أهداف العمل، لذا فإن الكتابات الحديثة في هذا المجال تولي اهتماماً كبيراً بالتدريب والإعداد الجيد لمهام السكرتارية، وبصفة خاصة المتعلقة بإدارة الوقت وتنظيم أنشطة العمل. ويذكر العديلي عدداً من الواجبات لتحقيق فعالية السكرتير منها: (١)

١- ... فحص المكالمات والزوار.

٢- ... وضع نظام محكم لتنظيم الملفات.

٣- ... تنظيم المواعيد والاجتماعات.

٤- ... إعداد مُسوَّدة المذكرات والخطابات.

---

(١) العديلي، ناصر محمد، إدارة الوقت، دن، الرياض، ط١، ١٤١٥هـ -١٩٩٤م، ص ١٠١.