كتاب العملية الإرشادية

الفصل الرابع عشر: التسجيل،النماذج، التقارير - ثانيا: النماذج forms - ص: 536

[ثانيا: النماذج Forms]

يقصد بالنماذج تلك البطاقات والسجلات "الدفاتر" وصيغ المراسلات التي تستخدم لغرض تسجيل المعلومات, أو اتخاذ إجراءات مثل إحالة المسترشد لجهة أخرى أو متخصص آخر أو طلب معلومات أو تقديم معلومات أو المراسلات المتعلقة بالحالة.

وفي المعتاد أن تحدد جهات الاختصاص النماذج والسجلات التي تلتزم المؤسسات بإمساكها والتي قد تخضع للمراقبة, كما قد تتعدد الجهات التي تفحص معلوماتها. وهذه النماذج بما فيها السجلات الأساسية تدخل ضمن واجبات عمل المرشد أو المعالج, كما تعتبر المعلومات التي تحويها معلومات رسمية قد تستخدم كقرينة لحماية مصلحة المسترشد والمرشد أيضا, كما تستخدم قرينة لإدانة المرشد أو المسترشد طبقا للأنظمة المعمول بها. وهذه السجلات والبطاقات والنماذج سواء كانت مطبوعة أو كانت في صورة ملفات مخزنة في الحاسب الآلي, لها أهمية أولى في عمل المرشد.

ومن السجلات التي تحتفظ بها بعض الهيئات التي يوجد بها مرشدون:

١- سجل خاص بتاريخ التقدم, أو الإحالة للهيئة:

وهذا السجل له أهمية لتطبيق قاعدة أولوية الخدمة, بمعنى أنه من يتقدم أولا يتلقى الخدمة أولا، وقد تلزم بعض الأنظمة إمساك مثل هذا السجل, وخاصة عندما يكون حجم الخدمات المقدمة أقل من حجم المتقدمين للحصول على الخدمة. وقد يأخذ مثل هذا السجل الصفة الرسمية عن طريق ختمه وترقيمه بمعرفة جهات الإشراف والمراقبة.

٢- السجلات الشاملة:

وهذه يكثر استخدامها في مجال الإرشاد الطلابي, حيث يكون هناك سجل "دفتر" لكل طالب يحوي معلومات عنه في مختلف المجالات, ويتبعه من مدرسة إلى مدرسة ومن مرحلة تعليمية إلى مرحلة أخرى وهكذا.

٣- السجلات المساعدة:

وذلك مثل سجلات الأحوال لتسجيل الوقائع, وكذلك سجلات الحالات الطارئة, وسجلات الإحالة إلى جهات أخرى, وسجلات حركة الإجراءات, وسجلات اجتماعات اللجان وفرق العمل.