أما النماذج التي يستخدمها المرشدون, فإنها تساعد هؤلاء المرشدين والمعالجين على اختصار الوقت وتلاقي الخطأ أو النقص. ومن أمثلة ذلك النماذج الإحصائية وخطابات الإحالة وخطاب الدعوة لأولياء الأمور وخطابات الإخطارات بإجراءات وخطابات الشكر وشهادات التقدير وغيرها. وفي بعض الأحيان وخاصة في الهيئات الحكومية, فإن مثل هذه النماذج تصدر بها قرارات من السلطة الإدارية المختصة تحدد الشكل والصياغة, وقد تتولى طباعتها وتوزيعها على الوحدات الفرعية في صورة دفاتر أو أوراق سائبة, وفي هذه الحالة ينبغي على المرشد أو المعالج استخدام هذه النماذج الرسمية فيما وضعت له. وعادة تكون مثل هذه النماذج مرقمة ومرمزة بشكل يساعد على التعرف عليها وطلبها "مثلا نموذج ١ إرشاد طلابي", كما أنها تحمل العناوين الرسمية وقد توضع في ظروف تحمل نفس العنوان, كما قد تبرمج هذه النماذج على الحاسب الآلي وتحرر باستخدامه. وفي المعتاد أن تشتمل بعض النماذج على أصل وصورة أو أكثر من صورة، وقد تكون هذه النماذج معدة بطريقة تكفل استنساخها تلقائيا, بمعنى أن يحرر المرشد أو المعالج الأصل فقط, فيطبع بشكل تلقائي "نتيجة استخدام ورق معامل بطريقة خاصة أي: مكربن". وقد تحمل الصور عليها الجهات التي توجه لها, مثلا:
صورة للمدير.
صورة للوكيل.
صورة للطبيب.
صورة للحفظ.
ويجب أن نلاحظ أن النماذج المطبوعة وظيفتها الأساسية مساعدة المرشد أو المعالج على رفع كفاءته الإدارية من خلال اختصار الوقت والجهد والتكلفة, وكذلك توحيد العمل في مختلف الوحدات وتقليل أخطاء الصياغة والطباعة إلى أقل حد ممكن.
نصائح حول استخدام النماذج:
١- استخدم النماذج التي تحددها جهة الإشراف.
٢- تأكد دائما من وجود مخزون كافٍ من النماذج.
٣- تأكد من أن النموذج لا زال صالحا في الوقت الحالي من حيث محتواه ومسميات الجهات الموجه لها والتاريخ وغيره.
٤- أدخل الإضافات التي تجعل النماذج الموجهة للغير, وكأنها معدة له شخصيا كطباعة الاسم وتعديل الألقاب مثل: السيد, السيدة.
٥- راعِ أن يكون محتوى الخطابات متناسبا مع طول الإجراءات, فمثلا لا تطلب الرد بعد يومين من شخص قد يصله الخطاب بعد خمسة أيام؛ لأنه في هذه الحالة لن يرد عليك.
٦- ضع كافة ما يدل من يرسل له الخطاب على اسم الوحدة وعنوانها, وكيفية الوصول إليها عند طلب الحضور, وأرقام التليفونات التي يتصل بها للاعتذار أو للاستيضاح.
٧- احتفظ دائما بنسخة من كل نموذج داخل ملف خاص, فقد تحتاج إلى استنساخها "عن طريق التصوير" بسبب نفاد الكمية الموجودة.
