عرفنا مما سبق أن ولاية التوثيق ولاية شرعية وخطة من الخطط الدينية الكاملة، وقد تكون جزئية، فتضاف إلى غيرها من الولايات الدينية، وهذه الإضافة لا حصر لها في الشرع، بل هي تنظيم إداري سائغ ذائع من عهد الصحابة رضوان الله عليهم إلى عصرنا الحاضر.
لهذا يشترط في تولي هذه الولاية الشرعية ما يشترط في كل الولايات الدينية، وهذا عرض لأهم مقولات الفقهاء، قال الفقيه العلامة إبراهيم بن يحيى الغرناطي ما نصه:
"يعتبر في الموثق عشر خصال متى عري عن واحدة منها لم يجز له أن يكتبها وهي:
١-أن يكون مسلماً.
٢- عاقلاً.
٣- مجتنباً للمعاصي.
٤- سميعاً.
٥- بصيراً.
٦- متكلماً.
٧- يقظاً.
٨- عالماً بفقه الوثائق.
٩- سالماً من اللحن.
١٠- وأن تصدر عنه بخط بين يقرأ بسرعة وسهولة وبألفاظ بينة غير محتملة ولا مجهولة" [١] .
وزاد غيره:"أن يكون عالماً بالترسيل؛ لأنها صناعة إنشاء فقد يرد عليه ما لم يسبق بمثاله، ولا حُدى على منواله، وكذلك ينبغي أن يكون له حظ من اللغة وعلم الفرائض، والعدد، ومعرفة النعوت والشيات، وأسماء الأعضاء والشجاج، وهذه الشروط قلما تجتمع اليوم في أحد، وقصاراهم اليوم حفظ نصوص الوثائق"[٢] .
وقال ابن لبابة [٣] : "ينبغي لمرسّم الوثائق أن لا يخلو من ثلاثة:
١- فقه يعقد به الوثيقة، ويضع كل شيء منها موضعه.
٢- ترسيل يحضر به شأنها. ٣- نحو لاجتناب اللحن فيها".
وقد حكى الإمام ابن القاص الإجماع عند الإمام أبي حنيفة والإمام الشافعي على شروط معتبرة في كاتب القاضي، وهي في كاتب العدل أليق، وهو بها أجدر، وهذه الشروط حكاها الإمام ابن القاص الشافعي فقال: