بعد ذلك توقيع الخليفة. وذكر قدامة أنه كان في عهد العباسيين ديوان خاص بذلك يعرف ب "ديوان التوقيع".
وقد وكل هارون الرشيد إلى جعفر البرمكى- لأول مرة- التوقيع على القصص، ولعل هذا دليل على ازدياد سلطان الوزراء زيادة كبيرة في عهد العباسيين. ويقول ابن الصيرفى إنه كان في الديوان الفاطمى كاتب خاص ينظر في القصص، وكان من أكبر رجال الدولة. وكان للكاتب في دولة المماليك حق التوقيع على القصص، ولو أن سلاطينهم كانوا هم أنفسهم يوقعون على القصص في أغلب الأحيان.
واستعمل لفظ التوقيع في نظام الإدارة عند المماليك اسمًا لكتب التعيين في وظائف خاصة. ويقول ابن فضل الله إن هذا الإسم يطلق على كتب التعيين في جميع الوظائف كبيرها وصغيرها، حتى على النواب. ومن ثم أصبح التوقيع اصطلاحًا يطلق- بوجه عام- على التعيين في الوظائف، وهو يقول مع ذلك إنه لأرباب الوظائف الصغيرة دون غيرها. ثم كان بعيد دلك للمتعممين من أرباب الوظائف الدينية والديوانية. ويقول القلقشندى إن التوقيع رابع طبقات كتب التعيين في الوظائف (ولايات) وأدناها وأكثرها عددًا.
وكان يوكل بالمراسيم السلطانية في الدولة العثمانية موظف خاص هو النشانجى أوالتوقيعى، وهو مسئول عن الوثائق التي عليها خط السلطان وألقابه، وكان من أركان الدولة (أركان دولت) ومن أعضاء الديوان السلطانى. وفي هذا العهد لم تعد تستعمل العلامة التي كان السلطان يخطها بنفسه، والعلامة في مصطلح السياسة عند العثمانيين هي النشان عند الفرس، تدل على طغراء السلطان أي لقبه. وكان يقوم برسمها في ديوان النشانجى مساعد له يعرف بـ "الطغراكش علامت". والطغراء في هذه الحالة مرادفة للتوقيع.